Phần mềm hợp đồng điện tử iContract được nhiều DN FDI tin dùng

Cách đóng dấu giáp lai nhiều trang tưởng chừng đơn giản nhưng lại có những quy định nhất định cần tuân thủ để đảm bảo tính pháp lý và tính xác thực cho văn bản. Trong công việc văn thư, đóng dấu giáp lai là một kỹ năng rất quan trọng. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết về cách đóng dấu giáp lai nhiều trang một cách chính xác và hiệu quả.

Mục lục:

1. Dấu giáp lai là gì?

2. Cách đóng dấu giáp lai nhiều trang theo chuẩn quy định

3. Cách bảo quản và sử dụng con dấu giáp lai đúng quy định

4. Phân biệt dấu giáp lai và dấu treo

1. Dấu giáp lai là gì?

Dấu giáp lai là con dấu được đóng vào lề trái hoặc phải của tài liệu có 2 tờ trở lên để đảm bảo tính xác thực của thông tin trong văn bản, ngăn chặn việc thay đổi nội dung của tài liệu.

Việc sử dụng dấu giáp lai giúp văn bản hoàn thiện về hình thức pháp lý, thể hiện tính chuyên nghiệp và góp phần bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan.

Hiện nay, pháp luật không quy định bắt buộc phải đóng dấu giáp lai. Tuy nhiên, với các văn bản có nhiều tờ như hợp đồng, văn bản hành chính đều phải đóng dấu giáp lai nhằm mục đích sau:

• Đảm bảo tính xác thực của văn bản: Giúp văn bản tạo thành một thể thống nhất, ngăn chặn hành vi gian lận, sửa đổi nội dung, thêm bớt trang.
• Thể hiện sự nghiêm túc và chuyên nghiệp: Sử dụng dấu giáp lai góp phần nâng cao hình ảnh và uy tín của doanh nghiệp.
• Tạo thuận lợi trong việc quản lý, lưu trữ: Tránh tình trạng thất lạc, lộn xộn trong quá trình lưu trữ và quản lý.
• Hỗ trợ giải quyết tranh chấp: Trường hợp xảy ra tranh chấp, dấu giáp lai có thể được dùng như bằng chứng để xác minh tính hợp pháp của văn bản.

2. Cách đóng dấu giáp lai nhiều trang theo chuẩn quy định

Theo Điều 33, Nghị định 30/2020/NĐ-CP về việc sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật, cách đóng dấu giáp lai nhiều trang được quy định như sau:

• Dấu giáp lai phải được đóng rõ ràng, theo đúng chiều và phải được dùng màu đỏ theo quy định.
• Dấu giáp lai trên chữ ký phải trùm lên khoảng ⅓ chữ ký về phía bên trái.
• Dấu giáp lai đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần của tất cả các tờ.
• Mỗi dấu chỉ đóng tối đa 5 tờ văn bản.
• Với các văn bản kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục thì đóng dấu lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề.
• Người đứng đầu cơ quan, tổ chức sẽ có trách nhiệm quy định việc đóng dấu giáp lai trên văn bản giấy.

3. Cách bảo quản và sử dụng con dấu giáp lai đúng quy định

Theo quy định tại Điều 32, Nghị định 30/2020/NĐ-CP, cơ quan có trách nhiệm bảo quản con dấu giáp lai theo các quy định cụ thể sau:

• Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm giao cho văn thư cơ quan quản lý, sử dụng con dấu theo đúng quy định.
• Cơ quan Văn thư sau khi tiếp nhận việc quản lý, sử dụng con dấu, sẽ có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
• Bảo quản và sử dụng con dấu an toàn tại trụ sở cơ quan, tổ chức.
• Chỉ được giao con dấu của cơ quan, tổ chức cho người khác khi được người có thẩm quyền cho phép bằng văn bản. Sau đó, việc bàn giao cần lập biên bản bàn giao theo đúng quy định.
• Phải trực tiếp đóng dấu và ký số vào văn bản do Cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao văn bản.
• Chỉ được đóng dấu vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do Cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện.

4. Phân biệt dấu giáp lai và dấu treo

Dấu giáp lai và dấu treo đều là những loại dấu được sử dụng phổ biến trong công tác văn thư, đóng vai trò quan trọng trong việc bảo đảm tính pháp lý và tính toàn vẹn của văn bản. Tuy nhiên, hai loại dấu này có những điểm khác biệt sau:

a) Khái niệm

• Dấu giáp lai: Là con dấu đóng lên mép phải của các tờ của một văn bản sao cho khi ghép lại, tất cả các tờ tạo thành hình con dấu.
• Dấu treo: Là con dấu đóng trên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan hoặc tên phụ lục kèm theo văn bản.

b) Mục đích:

• Dấu giáp lai: Dùng để xác thực một văn bản có nhiều tờ và thứ tự của các tờ. Ngoài ra, dấu giáp lai còn giúp ngăn ngừa việc thay đổi giả mạo nội dung của các tờ đó.
• Dấu treo: Dùng để đóng dấu lên bản chính hoặc bản sao nhằm thừa nhận văn bản này do Cơ quan ban hành. Ngoài ra, dấu treo có thể được đóng lên phụ lục nhằm thể hiện phụ lục là một phần của văn bản chính.

c) Cách đóng dấu:

• Dấu giáp lai: Người đóng dấu xòe văn bản thành hình cánh quạt hoặc xếp chồng mép giấy song song với nhau. Sau đó, đóng dấu giáp lai vào khoảng giữa mép phải của văn bản, trùm lên một phần tờ giấy. Lưu ý: Mỗi dấu được đóng tối đa 5 tờ.
• Dấu treo: Nếu đóng trên văn bản chính, dấu treo được đóng lên trang đầu tiên, trùm lên 1 phần tên cơ quan. Nếu đóng dấu treo lên phụ lục, dấu treo được đóng trùm lên 1 phần của mỗi phụ lục.

d) Các loại văn bản thường sử dụng:

• Dấu giáp lai: Mọi văn bản có từ 2 tờ trở lên.
• Dấu treo: Thường dùng cho các văn bản hành chính, nội bộ, hợp đồng, hóa đơn chứng từ, bản sao của các văn bản sao y…

Như vậy, bài viết trên của iContract đã hướng dẫn độc giả chi tiết về cách đóng dấu giáp lai nhiều trang đúng quy định. Việc đóng dấu giáp lai đúng cách giúp đảm bảo tính pháp lý và tính xác thực cho văn bản. Hy vọng những thông tin này hữu ích với bạn.

Nguyệt Nga