Chức năng, nhiệm vụ phòng đối ngoại

Ngoài các yếu tố về chất lượng sản phẩm, hay nguồn nhân lực thì các mối quan hệ hợp tác cũng góp phần quan trọng vào sự phát triển của doanh nghiệp. Trong bối cảnh hội nhập kinh tế thì việc đẩy mạnh các mối quan hệ đối ngoại lại càng được chú trọng hơn nữa. Lúc này vai trò của phòng đối ngoại đối với sự thành bại của doanh nghiệp lại càng rõ nét hơn.

Trong bài viết này HRchannels sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về phòng đối ngoại và chức năng, nhiệm vụ của bộ phận này trong doanh nghiệp.

Tầm quan trọng của phòng đối ngoại

Để công tác đối ngoại trong doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần tổ chức một bộ phận chuyên đảm nhiệm các công việc liên quan đến lĩnh vực này. Và phòng đối ngoại chính là bộ phận phụ trách việc đó tốt nhất. Bộ phận này giúp doanh nghiệp thiết lập và quản lý các mối quan hệ với các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp.

Đồng thời chịu trách nhiệm xây dựng và duy trì hình ảnh của doanh nghiệp với các đơn vị truyền thông, khách hàng và đối tác. Có toàn quyền định trong các hoạt động thiết lập và phát triển mối quan hệ với các đối tượng công chúng, nhà đầu tư và các bên có liên quan khác. Qua đó đảm bảo thúc đẩy và nâng cao hiệu quả kinh doanh. >>> Xem thêm: Công việc của phòng đối ngoại đối với công ty là gì?

Chức năng, nhiệm vụ của phòng đối ngoại

1. Gia tăng độ nhận diện thương hiệu, hình ảnh công ty với các đối tượng tiềm năng

Trong doanh nghiệp không chỉ riêng bộ phận thương hiệu mới có nhiệm vụ mở rộng phạm vi tiếp cận của hình ảnh và thương hiệu doanh nghiệp, mà phòng đối ngoại cũng có nhiệm vụ tham gia thực hiện quá trình này. Cụ thể phòng đối ngoại sẽ tham gia vào việc lên ý tưởng thiết kế các ấn phẩm quảng cáo, chỉ đạo việc phát hành các ấn phẩm quảng cáo phục vụ cho công tác quảng bá và gia tăng độ nhận diện thương hiệu đối với các đối tượng tiềm năng.

Ngoài ra, phòng đối ngoại cũng tham gia xây dựng các kế hoạch quảng cáo và thực hiện các hoạt động quảng cáo trên các phương tiện truyền thông xã hội để thu hút sự quan tâm của các đối tượng công chúng mục tiêu. Điều này giúp cho hình ảnh công ty ngày càng phổ biến rộng rãi hơn, đồng thời duy trì hình ảnh công ty trong cộng đồng hiện hữu của doanh nghiệp.

2. Quản lý mối quan hệ giữa doanh nghiệp và các cơ quan truyền thông

Mặc dù công chúng là đối tượng phòng đối ngoại cần hướng đến. Tuy nhiên để có thể tiếp cận với các đối tượng công chúng mục tiêu, phòng đối ngoại cần sự hỗ trợ của các cơ quan truyền thông. Bởi vì các cơ quan truyền thông có tác động rất lớn đến sự nhận thức của công chúng.

Nhiệm vụ của phòng đối ngoại làm việc với các đơn vị cung cấp các dịch vụ, các cơ quan truyền thông. Chịu trách nhiệm tổ chức các sự kiện, các buổi phỏng vấn và các buổi gặp gỡ với giới truyền thông. Qua đó, xây dựng mối quan hệ đối ngoại và phát triển hình ảnh công ty trong mắt công chúng.

Bên cạnh đó, phòng đối ngoại cũng là bộ phận liên hệ với các cơ quan truyền thông để triển khai các chương trình, chiến dịch nhằm quảng bá hình ảnh thương hiệu. Đồng thời phối hợp với cơ quan truyền thông trong việc xử lý khủng hoảng truyền thông.

Phòng đối ngoại có nhiệm vụ quản lý việc truyền tải các thông điệp, giá trị và mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp trong các sự kiện gặp gỡ công chúng hay trong các sự kiện truyền thông của doanh nghiệp. Bộ phận này sẽ thảo luận với Ban giám đốc công ty và giới truyền thông về các nội dung sẽ được truyền tải trong các sự kiện, để đảm bảo tính thống nhất trong các phát biểu và thông điệp được truyền ra bên ngoài.

3. Thực hiện các hoạt động nhằm phát triển các mối quan hệ đối ngoại chiến lược cho công ty

Trong doanh nghiệp, phòng đối ngoại là bộ phận có nhiệm vụ xây dựng các mối quan hệ chiến lược với các đối tượng bên ngoài. Đó có thể là khách hàng, đối tác, nhà đầu tư và các cơ quan truyền thông.

Nhiệm vụ của phòng đối ngoại chính là tìm kiếm, gặp gỡ các đối tác, nhà đầu tư phù hợp với mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, phòng đối ngoại sẽ thay mặt doanh nghiệp làm việc với cơ quan truyền thông và với khách hàng tại các sự kiện, chương trình quảng bá và các hoạt động truyền thông khác. >>> Có thể bạn quan tâm: Cơ cấu, sơ đồ tổ chức phòng đối ngoại

4. Xây dựng và thực hiện các kế hoạch chiến lược nhằm phát triển các mối quan hệ với công chúng

Mục tiêu của các hoạt động truyền thông và PR đều là tiếp cận với công chúng một cách hiệu quả. Trong vai trò của mình, phòng đối ngoại có nhiệm vụ tham gia vào các chương trình xây dựng thương hiệu, các hoạt động truyền thông và PR của doanh nghiệp.

Phòng đối ngoại sẽ tiến hành việc khảo sát ý kiến, nghiên cứu thái độ của công chúng đối với các sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp, đối thủ cạnh tranh và độ nhận diện thương hiệu. Từ các kết quả phân tích nhận được, phòng đối ngoại sẽ xác định mục tiêu, xây dựng kế hoạch, dự tính kết quả, tính toán chi phí của mỗi chiến dịch truyền thông hay sự kiện. Bên cạnh đó, họ cũng theo dõi sát quá trình thực hiện kế hoạch, đảm bảo kế hoạch đạt hiệu quả tốt nhất và đúng tiến độ đã đặt ra.

HRchannels - Great Solution. Great People!

HRchannels - Dịch vụ tuyển dụng cao cấp

Hotline: 08. 3636. 1080

Email: sales@hrchannels.com / tuyendung@hrchannels.com

Website: www.hrchannels.com

Địa chỉ: Tầng 10, CIT Building, Ngõ 15 Duy Tân - Cầu Giấy - Hà Nội

Nguồn ảnh: internet