Kỹ năng mềm là gì? Top 10 kỹ năng mềm quan trọng cần có

Không giống như các kỹ năng cứng, kỹ năng mềm không nhất thiết là thứ chúng ta sẽ học trong ở trường hay kiến thức thô, chẳng hạn như phân tích dữ liệu hoặc lập trình. Thay vào đó, chúng được phản ánh trong cách giao tiếp, đạo đức nghề nghiệp và phong cách làm việc của mỗi người.

Kỹ năng mềm là gì?

Kỹ năng mềm (soft skills) là những khả năng và phẩm chất cá nhân không liên quan trực tiếp đến kiến thức chuyên môn, mà thường ảnh hưởng đến cách thức tương tác, làm việc và giao tiếp. Kỹ năng mềm tập hợp những kỹ năng quan trọng trong công việc và cuộc sống, bao gồm kỹ năng giao tiếp, kỹ năng lãnh đạo, tư duy sáng tạo, kỹ năng quản lý thời gian, tính linh hoạt, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng đàm phán, tự quản lý, tinh thần cầu tiến, tính nhạy bén xã hội và kỹ năng giải quyết vấn đề. Kỹ năng mềm đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng mối quan hệ tốt và đạt được thành công.

Kỹ năng mềm ngày nay được xem trọng và là yếu tố bắt buộc trong tuyển dụng, bởi chúng giúp cho nhân viên nâng cao khả năng làm việc hiệu quả, tạo và nuôi dưỡng mối quan hệ tốt với đồng nghiệp, khách hàng. Đồng thời đóng góp tích cực vào sự phát triển của tổ chức. Các kỹ năng mềm có thể do bẩm sinh hoặc được phát triển qua học hỏi, rèn luyện và những trải nghiệm cá nhân.

Đọc thêm: Kỹ năng là gì? 3 Loại kỹ năng quan trọng trong cuộc sống

Thực trạng của việc sở hữu kỹ năng mềm ở giới trẻ Việt Nam ngày nay

Hiện nay, việc sở hữu kỹ năng mềm ở giới trẻ Việt Nam đang còn khá thấp. Nguyên nhân của tình trạng này có thể là do hệ thống giáo dục chưa đẩy mạnh đào tạo các kỹ năng mềm cho học sinh, sinh viên. Đồng thời cũng do thiếu nhận thức của xã hội về tầm quan trọng của kỹ năng mềm trong công việc và cuộc sống.

Nhiều học sinh, sinh viên vẫn có xu hướng tập trung nhiều vào học lý thuyết và kiến thức chuyên môn. Chứ chưa thật sự biết cách phát triển kỹ năng mềm hoặc chưa có cơ hội để thực hành và rèn luyện chúng.

Tuy nhiên, cũng không thể phủ nhận rằng hiện nay, một phần lớn người trẻ đã nhận thức được tầm quan trọng của kỹ năng mềm và đang nỗ lực để phát triển chúng. Nhiều trường đại học tổ chức các khóa đào tạo kỹ năng mềm để giúp học sinh và sinh viên rèn luyện các kỹ năng này, đồng thời đáp ứng nhu cầu tuyển dụng của đại đa số doanh nghiệp hiện nay.

Nhìn chung, việc sở hữu kỹ năng mềm ở giới trẻ Việt Nam vẫn còn đang trong quá trình phát triển và cần có sự đẩy mạnh từ giáo dục và xã hội. Việc phát triển kỹ năng mềm chắc chắn sẽ giúp cho người trẻ đạt được thành công và đóng góp nhiều giá trị tích cực cho xã hội.

Tầm quan trọng của kỹ năng mềm trong cuộc sống

Kỹ năng mềm cũng là một phần không thể thiếu cho sự thành công của mỗi cá nhân tại một công ty. Theo một nghiên cứu về IQ lãnh đạo, 89% sự thất bại của nhân viên mới là do kỹ năng mềm kém, chứ không phải do thiếu lỗi kỹ thuật. Những nhân viên mới có nhiều khả năng thất bại hơn vì họ thiếu các kỹ năng mềm như khả năng sáng tạo, trí tuệ cảm xúc và động lực.

Những loại kỹ năng này không chỉ cho nhà tuyển dụng thấy lý do tại sao ứng viên phù hợp với công việc mà còn cho thấy người đó có nhiều khả năng thành công hơn khi nhận được vai trò đó.

Tuy nhiên, không phải tất cả các kỹ năng mềm đều có vai trò quan trọng như nhau trong mắt nhà tuyển dụng. Theo một cuộc khảo sát năm 2022 do Hiệp hội các trường đại học và nhà tuyển dụng quốc gia (NACE) thực hiện, 86% nhà tuyển dụng đang tìm kiếm các kỹ năng giải quyết vấn đề trong hồ sơ của ứng viên, 76,3% nói rằng họ đánh giá cao khả năng làm việc theo nhóm.

Vào năm 2021, 73,2% cho biết họ coi trọng những kỹ năng giao tiếp nhưng đến năm 2022, tỷ lệ đó giảm xuống còn 58,8%. Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản đang trở thành ưu tiên hàng đầu trong lực lượng lao động làm việc từ xa.

Trong công việc

• Lãnh đạo tốt: Giúp mỗi người trở thành một người lãnh đạo tốt, không chỉ với nhóm, tổ chức mà còn lãnh đạo bản thân xuất sắc.

• Khả năng làm việc nhóm: Tạo ra sự đồng thuận và giải quyết xung đột trong nhóm.

• Tư duy logic, sáng tạo: Phát triển tư duy logic, giúp mỗi người có khả năng tìm ra các giải pháp tốt hơn cho các vấn đề trong công việc.

• Tinh thần đổi mới: Phát triển tinh thần đổi mới, tìm ra các giải pháp sáng tạo cho các thách thức trong công việc.

• Khả năng giao tiếp: Tăng cường khả năng giao tiếp, tạo ra mối quan hệ tốt với đồng nghiệp và khách hàng.

Trong cuộc sống

• Xây dựng mối quan hệ tốt: Tạo ra mạng lưới mối quan hệ chất lượng, tăng giúp mỗi cá nhân tự tin hơn trong các tình huống giao tiếp xã hội.

• Quản lý thời gian hiệu quả: Sắp xếp công việc và cân bằng cuộc sống một cách hợp lý và hiệu quả.

• Tư duy sáng tạo: Phát triển tư duy sáng tạo và khả năng tìm ra các giải pháp mới cho các vấn đề trong cuộc sống.

• Tinh thần hợp tác: Đóng góp tích cực trong nhiều môi trường khác nhau, xã hội, gia đình,...

Top 10 kỹ năng mềm quan trọng để thành công

1. Kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp là kỹ năng cơ bản nhất trong cả cuộc sống và công việc, cần thiết cho mọi lĩnh vực, ngành nghề khác nhau, bao gồm mối quan hệ cá nhân, kinh doanh, giáo dục, y tế,...

Dù là bất cứ ai đều cần kỹ năng giao tiếp để truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và hiệu quả, tạo ra sự đồng thuận, xây dựng mối quan hệ tốt với người khác. Một người có kỹ năng giao tiếp tốt thường có khả năng tạo ra sự ấn tượng tích cực với đồng nghiệp, khách hàng và đối tác, giúp họ tạo ra các cơ hội kinh doanh và phát triển sự nghiệp.

2. Khả năng lãnh đạo

Kỹ năng lãnh đạo được hiểu là khả năng dẫn dắt, tạo động lực và quản lý người khác để đạt được mục tiêu chung. Nó là một trong những kỹ năng quan trọng nhất trong các tổ chức/ doanh nghiệp, giúp quản lý và điều hành công việc một cách hiệu quả, xây dựng tinh thần đồng đội và đưa ra những quyết định đúng đắn.

Khả năng lãnh đạo không chỉ áp dụng cho các nhà lãnh đạo, quản lý, mà còn cần thiết cho tất cả mọi người để lãnh đạo bản thân. Giúp mỗi cá nhân trở nên tự tin hơn trong việc giải quyết các vấn đề và đưa ra những quyết định đúng đắn.

3. Kỹ năng giải quyết vấn đề

Kỹ năng giải quyết vấn đề là khả năng đưa ra các giải pháp hiệu quả để giải xử lý vấn đề phát sinh trong cuộc sống, công việc. Trên thực tế, mỗi người đều phải đối mặt với nhiều vấn đề khác nhau, từ những vấn đề nhỏ nhặt đến vấn đề lớn. Sở hữu kỹ năng giải quyết vấn đề xuất sắc sẽ giúp mỗi người tìm ra những giải pháp tốt nhất để ứng phó linh hoạt, kịp thời, nâng cao hiệu suất làm việc và đạt được nhiều thành tựu trong cuộc sống.

4. Kỹ năng lắng nghe

Kỹ năng lắng nghe giúp chúng ta hiểu rõ và tường minh về thông điệp mà người khác muốn truyền đạt. Bằng cách lắng nghe tập trung, ta có thể nhận biết được thông tin quan trọng, ý định và cảm xúc mà người khác muốn chia sẻ. Từ đó xây dựng mối quan hệ tốt đẹp hơn, tạo ra một môi trường tương tác tích cực, tăng hiệu suất làm việc nhờ hiểu chính xác những yêu cầu, kỳ vọng của đối phương.

Bằng cách lắng nghe, chúng ta có thể tiếp thu kiến thức mới và học hỏi từ người khác. Điều này giúp mỗi người phát triển kiến thức, mở rộng tầm hiểu biết và trở thành người có ý thức học tập suốt đời.

5. Kỹ năng quan sát

Kỹ năng quan sát là khả năng chú ý đến các chi tiết, tổng quan và hiểu rõ những gì đang xảy ra xung quanh. Trong cuộc sống, kỹ năng quan sát giúp mọi người nhận ra những thay đổi trong môi trường xung quanh, nhận biết các tình huống nguy hiểm, dự đoán hành động của người khác và đưa ra các quyết định hợp lý.

Trong công việc, kỹ năng quan sát giúp mọi người có thể nhận biết và phát hiện các vấn đề, lỗi sai, cải thiện quy trình công việc. Ngoài ra, kỹ năng quan sát cũng giúp mọi người hiểu rõ hơn về nhu cầu của khách hàng, tìm ra các cơ hội kinh doanh mới, từ đó phát triển sản phẩm/ dịch vụ của mình tốt hơn.

6. Kỹ năng teamwork

Kỹ năng teamwork tạo điều kiện cho sự hợp tác, tin tưởng và sự tôn trọng lẫn nhau giữa các thành viên trong nhóm. Khi tạo ra một môi trường làm việc tích cực sẽ giúp nâng cao tinh thần làm việc, tạo ra sự thoải mái và khích lệ sự phát triển cá nhân của mỗi thành viên. Bên cạnh đó, kỹ năng teamwork còn giúp mọi người đồng lòng, tìm kiếm giải pháp tốt nhất, chia sẻ trách nhiệm, hỗ trợ để giải quyết vấn đề một cách hiệu quả.

Kỹ năng làm việc nhóm cũng giúp mỗi cá nhân có cơ hội để phát triển bản thân. Bằng cách học hỏi, giao tiếp và chia sẻ ý kiến với nhau, mỗi người có thể nâng cao khả năng giao tiếp, lãnh đạo, giải quyết xung đột và làm việc trong môi trường đa dạng.

7. Kỹ năng tư duy phản biện

Kỹ năng tư duy phản biện là kỹ năng mềm giúp mỗi cá nhân biết cách phân tích và đánh giá thông tin một cách logic, khách quan. Thay vì chấp nhận những thông tin có sẵn, tư duy phản biện giúp xem xét vấn đề từ nhiều góc độ và đưa ra nhận định khách quan hơn, từ đó giải quyết vấn đề hiệu quả.

Kỹ năng tư duy phản biện giúp mỗi cá nhân trở thành một người tự chủ, độc lập trong suy nghĩ và quyết định. Không dễ dàng bị ảnh hưởng bởi ý kiến của người khác, đồng thời có khả năng phân tích và nhận diện điểm mạnh, điểm yếu, tìm ra giải pháp để phát triển bản thân.

8. Kỹ năng quản lý thời gian

Kỹ năng quản lý thời gian giúp mỗi cá nhân biết cách sắp xếp, phân bổ thời gian và cân bằng cho các hoạt động trong ngày, như thời gian làm việc, thời gian nghỉ ngơi, thời gian chăm sóc gia đình, thời gian giải trí,... Nhờ đó có thể giảm stress và tăng cường hiệu quả trong công việc, cuộc sống.

Kỹ năng quản lý thời gian cũng giúp mỗi người tổ chức công việc một cách linh hoạt. Khả năng điều chỉnh lịch trình, ưu tiên công việc khẩn cấp và thay đổi theo tình hình hiện tại. Điều này giúp thích ứng tốt hơn với các tác động khách quan và tạo sự linh hoạt trong quá trình làm việc.

9. Kỹ năng lập kế hoạch

Kỹ năng lập kế hoạch giúp chúng ta chuẩn bị trước và định hướng cho các hoạt động tiếp theo trong cả công việc lẫn cuộc sống. Đây là một kỹ năng mềm được nhiều nhà tuyển dụng tìm kiếm ở các ứng viên. Kỹ năng lập kế hoạch giúp chúng ta tổ chức công việc một cách có hệ thống, bằng cách xác định mục tiêu, sắp xếp hàng ngày, tuần hoặc tháng và phân chia công việc thành các giai đoạn cụ thể, chúng ta có thể quản lý thời gian, nguồn lực và công việc một cách khoa học.

Kỹ năng lập kế hoạch đặc biệt còn giúp tiết kiệm thời gian và năng lượng bằng cách tránh lãng phí vào những việc không cần thiết, rèn luyện sự kỷ luật của bản thân, đồng thời linh hoạt trong việc thích ứng với thay đổi và tình huống bất ngờ.

10. Kỹ năng quản lý cảm xúc

Kỹ năng quản lý cảm xúc cực kỳ cần thiết trong việc kiểm soát stress, căng thẳng trong công việc và những vấn đề tiêu cực trong cuộc sống. Bằng cách nhận biết, thấu hiểu và điều chỉnh cảm xúc của mình, mỗi người có thể xử lý tình huống khó khăn một cách bình tĩnh và tỉnh táo.

Kiểm soát cảm xúc giúp tạo ra một môi trường làm việc tích cực, tránh những phản ứng xúc động, nóng giận, không kiềm chế được mà gây ra những hành động tiêu cực, tạo ra hình ảnh xấu trong mắt người khác.

Cách rèn luyện và phát triển kỹ năng mềm

• Đọc sách, tài liệu: Đọc sách và các tài liệu liên quan đến kỹ năng mềm là một cách hiệu quả để phát triển chúng, hãy học hỏi từ những kiến thức, kinh nghiệm và phương pháp phát triển kỹ năng mềm từ những người có kinh nghiệm và thành công.

• Thực hành: Thực hành là cách nhanh nhất để nhuần nhuyễn về một thứ gì đó, đừng quá quan trọng hóa lý thuyết, mỗi người có một cách để phát triển kỹ năng khác nhau, do đó hãy áp dụng thật nhiều và tự rút ra bài học cho bản thân.

• Tìm người hướng dẫn/ đối tác: Tìm kiếm người có kinh nghiệm trong lĩnh vực kỹ năng mềm để học hỏi và lấy ý kiến. Hoặc có thể tìm một người bạn để cùng hợp tác thực hành và rèn luyện kỹ năng mềm.

• Tham gia các hoạt động xã hội: Tham gia các hoạt động xã hội như các câu lạc bộ, tổ chức tình nguyện hoặc các sự kiện để tìm kiếm cơ hội thực hành, học hỏi, rèn luyện các kỹ năng mềm.

• Học hỏi từ người khác: Hãy cởi mở và luôn sẵn lòng học hỏi từ người khác. Hãy cố gắng quan sát và học hỏi từ những người sở hữu kỹ năng mềm xuất sắc, thậm chí có thể xin họ lời khuyên để phát triển.

• Tự đánh giá và phát triển: Đặt ra mục tiêu và theo dõi sự tiến bộ của mình bằng cách lập kế hoạch và thực hiện theo quy trình nhất định mà bản thân cho là phù hợp để kiên trì rèn luyện, phát triển.

• Khóa học phù hợp: Tìm kiếm các khóa học hoặc chương trình đào tạo kỹ năng mềm để nâng cao kiến thức và kỹ năng của mình. Các trường đại học, tổ chức phi chính phủ và các trung tâm đào tạo kỹ năng mềm có thể cung cấp các khóa học hữu ích này.

Tóm lại, hãy kiên trì và bền bỉ thực hành, tìm kiếm những cơ hội để học hỏi, lấy kinh nghiệm từ người khác. Hãy cố gắng phát triển bản thân mỗi ngày, ứng dụng linh hoạt các kỹ năng với nhau để trở thành người tự tin, đối mặt và giải quyết với vấn đề một cách hiệu quả.

>> Xem thêm các chủ đề về phát triển bản thân:

• Khám phá bản thân

• Thấu hiểu bản thân

• Phát triển bản thân

• Thay đổi bản thân

• Kỷ luật bản thân

Phân biệt kỹ năng mềm và kỹ năng cứng

Kỹ năng mềm liên quan nhiều đến con người hơn là những gì họ biết. Chúng bao gồm các đặc điểm tính cách quyết định mức độ tương tác với người khác và thường là một phần nhất định trong tính cách của một cá nhân. Trong một thị trường lao động cạnh tranh như hiện nay, những nhân viên thể hiện rằng họ có sự kết hợp tốt giữa các kỹ năng cứng và mềm thường nhận thấy nhu cầu lớn hơn đối với nhà tuyển dụng.

Nhà tuyển dụng tìm kiếm sự cân bằng giữa kỹ năng cứng và kỹ năng mềm khi đưa ra quyết định tuyển dụng. Ví dụ, người sử dụng lao động đánh giá cao những công nhân lành nghề có thể hoàn thành công việc đúng hạn, họ cũng đánh giá cao những người lao động có kỹ năng giao tiếp tốt và hiểu biết sâu sắc về các sản phẩm/ dịch vụ của công ty. Khi giao tiếp với khách hàng tiềm năng, nhân viên có kỹ năng mềm có thể thuyết phục khách hàng ngay cả khi công việc cụ thể của họ không phải là bán hàng, tiếp thị.

Tham khảo các khóa học kỹ năng chuyên nghiệp tại Học Viện Quản Lý PACE:

1 Khóa học Kỹ năng lãnh đạo SLII® 2 Khóa học kỹ năng Lập kế hoạch và Làm báo cáo 3 Khóa học Kỹ năng Phỏng vấn Tuyển dụng 4 Khóa học Kỹ năng Giao việc hiệu quả 5 Khóa học Kỹ năng Đào tạo & Huấn luyện nhân viên 6 Khóa học Kỹ năng Làm việc nhóm hiệu quả 7 Khóa học Kỹ năng Bán hàng chuyên nghiệp 8 Khóa học Kỹ năng Giao tiếp hiệu quả 9 Khóa học Kỹ năng Đàm phán thương lượng 10 Khóa học Kỹ năng Thuyết trình hiệu quả 11 Khóa học Kỹ năng quản lý thời gian tối ưu 12 Khóa học Kỹ năng tạo động lực cho nhân viên 13 Khóa học Kỹ năng Giải quyết vấn đề