Mục tiêu và tầm quan trọng của quản trị dữ liệu trong doanh nghiệp

Dữ liệu được xem như nguồn vốn vô hình của doanh nghiệp. Khai thác tối đa tiềm năng của dữ liệu chính là khai thác cơ hội tăng trưởng; quản trị dữ liệu hiệu quả cũng chính là quản trị doanh nghiệp hiệu quả. Nhưng cụ thể quản trị dữ liệu là gì, vai trò như thế nào, xây dựng ra sao? Cùng SOM phân tích và làm rõ nhé!

1. Tổng quan về quản trị dữ liệu

Quản trị dữ liệu, hiểu sao cho đúng?

Theo Viện quản trị dữ liệu Mỹ, quản trị dữ liệu là “một hệ thống phân quyền khai thác dữ liệu, trong đó mô tả ai có thể thực hiện những hành động nào với thông tin nào, khi nào, trong hoàn cảnh nào và sử dụng các phương pháp ra sao.”

Nói một cách dễ hiểu hơn, quản trị dữ liệu là một hệ thống các quy định để xác định ai trong tổ chức có quyền kiểm soát các tài sản dữ liệu và cách sử dụng các tài sản dữ liệu đó. Từ đó, đảm bảo dữ liệu được lưu trữ, sắp xếp, xác định rõ ràng và được sử dụng nghiêm ngặt theo ‘giao ước ban đầu’.

Quy trình quản trị dữ liệu trong tổ chức là gì?

Quy trình quản trị dữ liệu của một tổ chức là sự phối hợp giữa con người, quy trình và công nghệ để biến thông tin thành nền tảng tối ưu hiệu suất và gia tăng lợi thế cạnh tranh.

Để làm được điều đó, doanh nghiệp sẽ cần các bộ phận chuyên môn, các chuyên viên phân tích, khai thác dữ liệu để vận hành và quản trị hệ thống. Những cá nhân này sẽ làm việc sát sao với từng phòng ban, năm rõ các kỳ vọng, vấn đề và đưa ra giải pháp cụ thể cho từng vấn đề thông qua đấu nối dữ liệu, thiết lập quy trình, trích xuất kết quả và cuối cùng là trao quyền sử dụng cho nhân sự các cấp.

Việc lưu trữ, cấp quyền, giám sát hoạt động sẽ được thực hiện quả các hệ quản trị cơ sở dữ liệu, hỗ trợ bởi các hệ thống tự động hóa, thậm chí AI.

Vậy hệ quản trị cơ sở dữ liệu là gì?

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (DBMS - Database Management System) là hệ thống được lập trình để quản lý tự động các cơ sở dữ liệu một cách có trật tự. Các hoạt động quản lý bao gồm lưu trữ, tìm kiếm, chỉnh sửa và xóa thông tin trong một nhóm dữ liệu nhất định. DBMS sẽ quản lý dữ liệu, tổ chức dữ liệu và cung cấp các cách để người dùng và các chương trình khác sửa đổi hoặc trích xuất dữ liệu.

Nói cách khác, hệ dữ liệu là nền tảng để thiết lập các ứng dụng khác nhau nhằm giải quyết một vấn đề nào đó bằng sức mạnh thông tin số.

Ví dụ về hệ quản trị cơ sở dữ liệu phổ biến nhất, phải kể đến: MySQL, PostgreSQL, Microsoft Access, SQL Server, FileMaker, Oracle, RDBMS, dataBASE, Clipper và FoxPro - các hệ quản trị không mấy lạ lẫm với dân chuyên nhưng lại như ‘thiên thư’ với dân ngoài nghề!

→ So sánh chi tiết 10 hệ quản trị dữ liệu cơ bản

2. Đâu là mục tiêu chính của quản trị dữ liệu doanh nghiệp?

Quản trị dữ liệu được thực hiện với mục tiêu giải quyết hiệu quả hơn các thách thức liên quan đến chia sẻ dữ liệu, khai thác dữ liệu theo thời gian thực, đồng thời đáp ứng nhu cầu của các bên liên quan trong và ngoài cơ quan. Cụ thể:

• Tối thiểu hóa rủi ro về dữ liệu cho tổ chức
• Thiết lập các quy tắc nội bộ để sử dụng dữ liệu
• Cải thiện giao tiếp bên trong và bên ngoài
• Nâng cao giá trị của dữ liệu
• Tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý
• Tối thiểu chi phí vận hành
• Giúp đảm bảo sự tồn tại liên tục của công ty thông qua quản lý rủi ro và tối ưu hóa

3. Vì sao quản trị dữ liệu quan trọng?

Quản trị dữ liệu hiệu quả có thể được xem là chìa khóa vạn năng cho mọi nút thắt vận hành và bài toán kinh doanh. Mà ở đó không chỉ các nhà lãnh đạo, quản lý mà nhân sự ở mọi cấp bậc đều có khả năng hưởng lợi theo cách thức khác nhau.

Cụ thể hơn, dưới đây là 6 lợi ích chính của việc phát triển và đưa hệ thống quản trị dữ liệu vào ứng dụng thực tế:

• Cho phép nhân viên truy cập thông tin trong tức khắc: Đội ngũ nhân sự dễ dàng tìm kiếm và truy xuất những thông tin họ cần để thực hiện công việc của mình. Quản lý các cấp và nhân viên cũng dễ dàng kết nối và đánh giá kết quả công việc.
• Tiết kiệm chi phí, nguồn lực: Quản trị dữ liệu hợp lý giúp tránh được sự trùng lặp không cần thiết trong việc thu thập, lưu trữ dữ liệu. Nhân viên không bao giờ thực hiện cùng một tác vụ hay nhưng công việc đã được hoàn thành bởi người khác.
• ‘Bôi trơn’ hoạt động kinh doanh: Quản trị dữ liệu tốt sẽ giúp tối đa tốc độ mà một công ty có thể đưa ra quyết định khi thị trường có thay đổi. Điều này chính là yếu tố then chốt để xác định mức độ thành công của một công ty. Nếu một công ty mất quá nhiều thời gian để phản ứng với thị trường hoặc đối thủ cạnh tranh thì khả năng tụt lại phía sau sẽ rất cao.
• Giảm thiểu rủi ro bảo mật: Có rất nhiều rủi ro nếu dữ liệu bị rơi vào tay kẻ xấu. Theo thông tin của Cục Lưu trữ & Hồ sơ Quốc gia Mỹ, 93% các công ty bị mất trung tâm dữ liệu của họ từ 10 ngày trở lên đã nộp đơn xin phá sản trong vòng một năm. Việc phát triển, củng cố các hệ thống quản trị dữ liệu an toàn, có tính bảo mật cao sẽ giúp hạn chế tối đa các vấn đề tương tự cho doanh nghiệp.
• Tránh tình trạng thất lạc thông tin, dữ liệu: Xây dựng một hệ thống quản lý dữ liệu thích hợp giúp giảm nguy cơ mất thông tin quan trọng. Với kế hoạch quản lý dữ liệu, các biện pháp sẽ được đưa ra để đảm bảo rằng thông tin quan trọng được sao lưu. Nhân viên cũng có thể truy xuất từ ​​nguồn thứ cấp nếu nguồn chính không thể truy cập được.
• Tiết kiệm được các chi phí khắc phục vấn đề và quản lý dữ liệu: Nhiều doanh nghiệp không ý thức được sự quan trọng của việc quản trị dữ liệu cho đến khi vấn đề phát sinh, kéo theo rất nhiều chi phí khắc phục. Có một hệ thống quản trị dữ liệu chuẩn chỉnh, ngân sách của doanh nghiệp sẽ được bảo toàn tốt hơn. Quản trị dữ liệu cũng giúp giảm chi phí trong các lĩnh vực quản lý dữ liệu khác thông qua việc cung cấp các cơ chế kiểm soát trung tâm.

Dữ liệu được coi là tài sản quý giá nhất của doanh nghiệp thời chuyển đổi số. Do đó, sở hữu và quản trị một “nguồn vốn” mạnh chính là nội lực để doanh nghiệp phát triển. Hy vọng bạn sẽ biết cách xây dựng hệ thống quản trị dữ liệu phù hợp cho doanh nghiệp của mình.

Có thể bạn quan tâm:

• Dữ liệu lớn là gì? Cách ứng dụng trong từng lĩnh vực
• Lộ trình học Big data cho người mới